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Title:IMPLEMENTATION PLAN FOR THE OTTAWA PUBLIC LIBRARY AND LIBRARY AND ARCHIVES CANADA JOINT FACILITY

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Type:  #:
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Meeting Date:2018-Jun-13 2018-Jun-13 2 Ward:
Meeting Type:City Council Video:No Video Available
Attachments:Report - OPL (FR).docx    Minute Extract .docx    Document 1 - Summary of Governance Agreement.docx    Document 2 - 120 Metcalfe and 191 Laurier Registered Plan.docx    Document 3 - Survey for 557 Wellington St.docx    Document 4 - Property Interests at 120 Metcalfe and 191 Laurier.docx    Document 5 - Letter of Interest for 120 Metcalfe and 191 Laurier.pdf    
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Passed    Motion To: RECOMMANDATIONS DU COMITÉ, telles que modifiées  Que le Conseil municipal 1. approuve la participation de la Ville d’Ottawa au partenariat de l’installation commune de la Bibliothèque publique d’Ottawa et de Bibliothèque et Archive Canada (« l’installation commune »), telle que décrite dans le présent rapport et résumée dans le document 1; et a. délègue au directeur municipal le pouvoir de négocier, de finaliser et d’exécuter l’entente de gouvernance « Installation commune de la Bibliothèque publique d’Ottawa et de Bibliothèque et Archives du Canada » (« l’entente de gouvernance ») au nom du Conseil municipal; b. délègue au directeur municipal le pouvoir de modifier l’entente de gouvernance et les ententes connexes, telle l’entente de réciprocité et de copropriété, aux noms de la Ville et du conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa, suivant la recommandation du comité directeur exécutif, comme le précise le présent rapport; et c. délègue au directeur municipal le pouvoir de nommer le représentant de la Ville au comité directeur exécutif, le cas échéant; 2. approuve le plan de mise en œuvre des prochaines phases de l’approvisionnement de l’installation commune, suivant le modèle conception-soumission-construction, comme le précise le présent rapport et comme suit : a. déléguer au directeur municipal le pouvoir de prendre les mesures nécessaires pour exécuter chaque phase du processus d’approvisionnement pour toute question ne relevant pas déjà d’un pouvoir délégué, y compris la finalisation d’adjudications et de modifications des contrats, dans le cadre du budget approuvé par le Conseil municipal et conformément au Règlement sur l’approvisionnement et aux règlements et politiques connexes de la Ville, ainsi qu’aux recommandations du comité directeur exécutif; b. charger le Bureau de gestion de projets de présenter aux membres du Conseil des mises à jour à chaque étape importante du projet, y compris un compte rendu du pouvoir délégué exercé, comme le précise le présent rapport; 3. délègue au directeur général du Service des loisirs, de la culture et des installations le pouvoir de monter un dossier de décision sur les coûts-avantages de la participation de la Ville et de la Bibliothèque au programme énergétique de quartier du gouvernement fédéral, ainsi que de négocier, de finaliser et d’exécuter une entente avec Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) pour la fourniture de services énergétiques de quartier à l’installation commune de la Bibliothèque publique d’Ottawa et de Bibliothèque et Archives Canada, seulement sur la recommandation du comité directeur exécutif et moyennant un dossier de décision favorable et des avantages pour l’environnement, comme le précise le présent rapport; 4. approuve une autorisation budgétaire additionnelle de 148,8 millions de dollars pour l’installation commune de la Bibliothèque publique d’Ottawa et de Bibliothèque et Archives Canada, établissant le budget total du projet de l’installation commune à 174,8 millions de dollars à être financé tel qu’énoncé dans le présent rapport, y compris par la vente des terrains, comme suit : a. approuver la vente du terrain situé au 120, rue Metcalfe, et au 191, avenue Laurier Ouest, tel que décrit au présent rapport et comme suit : i. déclarer partie de la propriété (A), dont la description officielle est partie des lots 50 et 51, avenue Laurier Nord, plan enregistré 3922, constituant la totalité du NIP 04115-0103 d’une superficie d’environ 1845 m2 (19 860 pieds carrés), désigné parcelle 2 sur le document 2 ci-joint et correspondant au 120, rue Metcalfe, excédentaire aux fins de l’aliénation; ii. approuver la vente de la propriété (A) correspondant à la succursale centrale de la bibliothèque actuelle, composée des terrains déclarés excédentaires dans la recommandation 4.a.i (120, rue Metcalfe), et des terrains déclarés excédentaires par la Bibliothèque publique d''Ottawa (191, avenue Laurier Ouest) et décrits dans ce rapport, à Outcore Equities Incorporated et Archean Capital Investments Limited par l’intermédiaire de Slate Properties Incorporated, pour 20 000 000 de dollars aux termes d’une lettre d’intérêt réalisée par la Ville, la Bibliothèque publique d’Ottawa et Slate Properties; iii. désigner partie des terrains correspondant au 191, avenue Laurier Ouest (120, rue Metcalfe) immobilisation municipale destinée à l’emplacement d’une bibliothèque publique en vertu de l’article 110 de la Loi de 2001 sur les municipalités, comme le précise le présent rapport; iv. appliquer la désignation d’immobilisation municipale, dans le cadre d’un accord relatif aux immobilisations municipales entre la Ville d’Ottawa et Slate Asset Management Inc., et promulguer un règlement en vertu des exigences de la Loi de 2001 sur les municipalités et comme le précise le présent rapport; et v. déléguer au directeur municipal le pouvoir de finaliser et d’exécuter l’accord relatif aux immobilisations municipales en collaboration avec le greffier et avocat général de la Ville; b. approuver la vente d’une partie des terrains du 557, rue Wellington, à Bibliothèque et Archives Canada, comme le précise le présent rapport et comme suit : i. déclarer partie de la propriété (B), représentant environ 39 % du site de la future installation commune de la Bibliothèque publique d’Ottawa et de Bibliothèque et Archives Canada, dont la description officielle est la totalité du NIP 04112-0027 et partie du NIP 04112-0005, constituant une superficie d’environ 9569 m2 (102 960 pieds carrés) sous réserve du levé définitif, désignée parcelles 1, 2, 3 et 4 sur le document 3 ci-joint et correspondant au 557, rue Wellington, excédentaires aux fins de l’aliénation; ii. approuver la vente du terrain décrit à la recommandation 4.b.i (39 % du 557, rue Wellington) à Sa Majesté la Reine pour 3 490 500 dollars en vertu des conditions précisées dans l’entente de gouvernance conclue entre la Ville d’Ottawa, la Bibliothèque publique d’Ottawa et Bibliothèque et Archives Canada; c. suspendre l’application des alinéas suivants de la Politique sur l’aliénation des biens immobiliers et politiques afférentes et de la Politique sur les terrains et le financement pour les logements abordables : i. alinéa 1 (1.4) de la Politique sur l’aliénation des biens immobiliers et politiques afférentes, afin que tous les produits de l’aliénation de la propriété (A) du 120, rue Metcalfe, et du 191, avenue Laurier Ouest, et de la propriété (B), du 557, rue Wellington, soient affectés au financement du projet de l’installation commune BPO-BAC; ii. alinéa 5 (5.1) de la Politique sur l’aliénation des biens immobiliers et politiques afférentes exigeant la publication d’un avis annonçant la proposition d’aliénation d’une propriété municipale; et iii. alinéa 1 (1.2) de la Politique sur les terrains et le financement pour les logements abordables, afin d’exempter la présente aliénation de l’obligation d’affecter 25 % des produits nets des ventes à la Politique sur les terrains et le financement pour les logements abordables. d. déléguer au directeur municipal le pouvoir de négocier, de conclure, d’exécuter et de modifier, au nom de la Ville, les documents définitifs requis pour conclure les transactions immobilières en respectant les paramètres précisés au présent rapport; 5. approuve l’inclusion, dans l’approvisionnement de l’installation commune, d’un garage de stationnement souterrain de 200 places appartenant à la Ville, assortie d’une autorisation budgétaire de 18,1 millions de dollars, dont le financement, précisé au présent rapport, prévoit l’utilisation du solde de la réserve pour les frais relatifs aux exigences de stationnement; and 6. modifie le tableau 3 pour ajouter la colonne intitulée “Coût / (recettes) du garage de stationnement”. COMMITTEE RECOMMENDATIONS, AS AMENDED That City Council: 1. Approve the City of Ottawa’s participation in the partnership for the Ottawa Public Library and Library and Archives Canada Joint Facility (“the Joint Facility”), as outlined in this report and summarized in Document 1, and a. Delegate authority to the City Manager to negotiate, finalize and execute the Governance Agreement: Ottawa Public Library and Library and Archives Canada Joint Facility (“Governance Agreement”) on behalf of City Council; b. Delegate authority to the City Manager to amend the Governance Agreement, as well as any related agreements, such as the Reciprocal and Co-Owners Agreement, on behalf of both the City and the Ottawa Public Library Board, based on the recommendation from the Executive Steering Committee, as outlined in this report; and c. Delegate authority to the City Manager to appoint the City’s representative on the Executive Steering Committee if required; 2. Approve the Implementation Plan for the next phases of the design-bid-build procurement of the Joint Facility, as outlined in this report and as follows: a. Delegate authority to the City Manager to undertake the actions necessary to proceed through each stage of the procurement process for any matters where there is no pre-existing delegated authority, including finalizing any contract awards and amendments, within the Council-approved budget and in accordance with the City’s Procurement By-law, regulations and policies, and as recommended by the Executive Steering Committee; b. Direct the Project Management Office staff to provide updates to Members of Council as each major project milestone is achieved, including the reporting of the exercised delegated authority exercised, as described in this report; 3. Delegate authority to the General Manager of the Recreation, Cultural and Facility Services Department to complete a business case on the cost-benefit of City and Library participation in the federal district energy program, and to negotiate, finalize and execute an agreement with Public Services and Procurement Canada to provide district energy services to the Ottawa Public Library and Library and Archives Canada Joint Facility, only on recommendation from the Executive Steering Committee and based on a positive business case and environmental benefit, as described in this report. 4. Approve additional budget authority of $148.8 million for the Joint Facility, such that the total project budget is $174.8 million, to be funded as outlined in this report, including the sale of land, as follows: a. Approve the sale of land at 120 Metcalfe Street and 191 Laurier Avenue West, as described in this report and as follows: i. Declare part of Property (A) being legally described as part of Lots 50 and 51, North Laurier Avenue, Registered Plan 3922, being all of PIN 04115-0103 containing a surface area of approximately 1,845 square metres (19,860 square feet) and shown as Parcel 2 on Document 2 attached and known as 120 Metcalfe Street, as surplus for the purpose of disposal; ii. Approve the sale of Property (A) being the existing Main Library branch comprising the lands declared surplus in Recommendation 4.a.i (120 Metcalfe Street), together with the lands declared surplus by the Ottawa Public Library (191 Laurier Avenue West), as described in this report and shown in Document 4, to Outcore Equities Incorporated and Archean Capital Investments Limited C/O Slate Properties Incorporated for $20,000,000 pursuant to a Letter of Interest that has been executed between the City, Ottawa Public Library and Slate Properties; iii. Designate a portion of the lands known as 191 Laurier Avenue West (120 Metcalfe Street) as a Municipal Capital Facility for the provision of a Public Library under Section 110 of the Municipal Act, 2001 as outlined in this report; iv. Implement the Municipal Capital Facility designation by way of a Municipal Capital Facility Agreement between the City of Ottawa and Slate Asset Management Inc. and enact a by-law in accordance with the requirements of the Municipal Act, 2001, and as outlined in this report; and v. Delegate authority to the City Manager, in consultation with the City Clerk and Solicitor, to finalize and execute the Municipal Capital Facility Agreement. b. Approve the sale of a portion of the lands at 557 Wellington Street to Library and Archives Canada, as outlined in this report and as follows: i. Declare a portion of Property (B), being approximately 39 per cent of the future Joint Facility site, legally described as all of PIN 04112-0027 and Part of PIN 04112-0005 containing a surface area of approximately 9,569 square metres (103,000 square feet) subject to final survey and shown as Parcels 1,2,3 and 4 on Document 3 attached and known as 557 Wellington Street, as surplus for the purpose of disposal; ii. Approve the sale of the land outlined in Recommendation 4.b.i (39 per cent of 557 Wellington Street), to Her Majesty the Queen for $3,490,500, pursuant to the terms and conditions detailed in the Governance Agreement between the City of Ottawa, Ottawa Public Library and Library and Archives Canada. c. Waive the following clauses from the Disposal of Realty Property Policy and Procedures and the Affordable Housing Land and Funding Policy: i. Clause 1 (1.4) of the Disposal of Real Property Policy and Procedures to direct all revenues generated from the disposal of Property (A) 120 Metcalfe Street, 191 Laurier Avenue West and Property (B) 557 Wellington Street be allocated to the project funding for the new Joint Facility project; ii. Clause 5 (5.1) of the Disposal of Real Property Policy and Procedures requiring notification to the public of the pending sale of a City property; and iii. Clause 1 (1.2) of the Affordable Housing Land and Funding Policy exempting this disposal from directing 25 per cent of the net sales revenue to the Affordable Housing and Funding Policy. d. Delegate authority to the City Manager to negotiate, conclude, execute and amend on behalf of the City, the final documents required to complete the real estate transactions, within the contractual and financial parameters outlined in this report. 5. Approve that a 200-space, City-owned underground parking facility be included in the procurement for the Joint Facility, with budget authority of $18.1 million, to be funded as outlined in this report, including the use of the remaining balance in the Cash-in-lieu of Parking reserve; and 6. Amend Table 3 to add the column titled “Parking Facility Cost/(Revenue)”.
(Councillor / Conseiller) S. Moffatt  Yes
(Councillor / Conseiller) R. Chiarelli  Yes
(Councillor / Conseiller) E. El-Chantiry  Yes
(Councillor / Conseiller) D. Chernushenko  Yes
(Councillor / Conseiller) S. Blais  Yes
(Councillor / Conseiller) M. Fleury  Yes
(Councillor / Conseiller) M. Taylor  Yes
(Councillor / Conseiller) B. Monette  Yes
(Councillor / Conseillère) J. Harder  Yes
(Councillor / Conseiller) J. Cloutier  Yes
(Councillor / Conseiller) R. Brockington  Yes
(Councillor / Conseiller) G. Darouze  Yes
(Councillor / Conseillère) M. Wilkinson  Yes
(Councillor / Conseiller) S. Qadri  Yes
(Councillor / Conseiller) K. Egli  Yes
(Councillor / Conseillère) D. Deans  Yes
(Councillor / Conseiller) J. Mitic  Absent
(Councillor / Conseiller) T. Tierney  Yes
(Councillor / Conseiller) J. Leiper  Yes
(Councillor / Conseiller) A. Hubley  Yes
(Mayor / Maire) J. Watson  Yes
(Councillor / Conseillère) C. McKenney  Yes
(Councillor / Conseiller) T. Nussbaum  Yes
(Councillor / Conseiller) M. Qaqish  Yes